Première étape. Procéder à des analyses/rassembler de la documentation:
Le ministère/l’autorité chef de file pour la Convention de Rotterdam (c’est-à-dire le ministère qui prend part aux négociations au titre de la Convention ou est chargé de sa mise en œuvre) pourrait souhaiter procéder à une analyse des avantages et des inconvénients présentés par le fait de devenir Partie à la Convention de Rotterdam, y compris l’étude des mesures législatives et administratives nécessaires à la mise en œuvre de celle-ci, et rassembler toute la documentation pertinente. Ces informations seront communiquées aux autorités intervenant aux étapes ci-après.
Deuxième étape. Se mettre en rapport avec l’autorité qui établira les instruments de ratification/identifier le signataire:
Le ministère/l’autorité chef de file se mettra en rapport avec l’autorité publique responsable de la rédaction des instruments de ratification des accords internationaux. Il s’agit habituellement d’un service juridique relevant du ministère des Affaires étrangères. L’autorité responsable devra déterminer qui, au niveau national, prend d’ordinaire une décision concernant la ratification de la Convention ou l’adhésion à cette dernière ou bien approuve la ratification/l’adhésion. L’établissement d’un instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation de la Convention de Rotterdam ou d’adhésion à ladite Convention sera fondé sur cette décision ou approbation. L’instrument doit être signé par le chef de l’Etat, le chef du gouvernement ou le ministre des Affaires étrangères.
Troisième étape. Déterminer/entreprendre les démarches amenant à avaliser la ratification/l’adhésion:
Le bureau/l’administration de l’autorité nationale suprême habilitée à décider en matière de ratification/d’adhésion sera consulté en vue de déterminer la démarche appropriée devant aboutir à l’approbation de la ratification/l’adhésion. Si la volonté politique de poursuivre la démarche existe, l’autorité nationale suprême indiquera la documentation et les processus décisionnels qu’il sera nécessaire d’établir avant de pouvoir signer et déposer l’instrument. Ces démarches permettent non seulement d’obtenir l’approbation nécessaire de l’administration publique, du chef du Gouvernement ou du parlement à l’issue d’un débat, mais elles peuvent inclure aussi l’adoption d’une législation, un contrôle juridictionnel ou une évaluation à différents niveaux de l’Etat.
Quatrième étape. Déterminer si des déclarations sont nécessaires:
Au titre du processus décisionnel indiqué ci-dessus, le gouvernement devra déterminer s’il est nécessaire que des déclarations soient faites au moment de la présentation de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion.
Cinquième étape. Etablir l’instrument (les instruments) et le (les) signer:
Une fois les procédures législatives internes menées à bien, s’il y a lieu, aux fins d’approbation de la Convention, le service public responsable de l’établissement de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion procède à cette tâche, ainsi qu’à l’établissement de toute déclaration éventuelle. Dans de nombreux pays, la pratique consiste à confier cette responsabilité au ministère des Affaires étrangères. L’autorité habilitée signe alors l’instrument (les instruments).
Sixième étape. Déposer l’instrument (les instruments) auprès du Dépositaire:
Un instrument de ratification, d’acceptation et d’approbation de la Convention ou d’adhésion à celle-ci ne prend effet qu’une fois déposé auprès du Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies, au Siège de l’Organisation à New York. Il appartient habituellement à la mission permanente de l’Etat considéré auprès de l’Organisation des Nations Unies à New York de le faire. La date de dépôt est normalement celle à laquelle est enregistrée la réception de l’instrument au Siège. Il est conseillé aux Etats d’adresser directement ces instruments à la Section des traités de l’Organisation des Nations Unies de façon qu’il soit rapidement procédé à leur enregistrement (des renseignements sur les services à contacter sont donnés dans la publication « Les étapes vers la ratification »). La personne qui remet l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion ne doit pas nécessairement disposer des pleins pouvoirs. Les instruments peuvent être remis en personne mais peuvent également être adressés par courrier ou télécopie à la Section des traités. Lorsqu’un Etat adresse un instrument par télécopie, il doit également fournir ultérieurement l’original le plus tôt possible à ladite Section. Il est également recommandé aux Etats d’avoir, dans la mesure du possible, l’obligeance de faire traduire en anglais et/ou en français les instruments établis dans d’autres langues et présentés en vue de leur dépôt auprès du Secrétaire général. Cela facilite et accélère les démarches pertinentes.