Primer Paso. Preparar análisis/recopilar documentación:
El ministerio o la autoridad que rige el Convenio de Rotterdam (por ejemplo, el ministerio encargado de negociar o aplicar el Convenio), puede desear realizar un análisis sobre la relación costo-beneficio derivada del hecho de devenir Parte en el Convenio de Rotterdam, así como de todo acto legislativo o administrativo necesario para su aplicación y de la recopilación de la documentación pertinente. Esta información se suele compartir con las autoridades participantes en los pasos que figuran a continuación.
Segundo Paso. Establecer contacto con la autoridad competente para expedir instrumentos de ratificación y determinar quiénes serán los signatarios:
El ministerio o la autoridad rector(a) realiza consultas con la autoridad de su Gobierno encargada de redactar los instrumentos de ratificación de los acuerdos internacionales. Normalmente ésta es una dependencia jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores. La autoridad encargada determina la entidad a nivel nacional que generalmente decide o aprueba la ratificación del Convenio o la adhesión a éste. Esta decisión o aprobación constituirá la base para expedir un instrumento de ratificación, aceptación o aprobación del Convenio de Rotterdam, o de adhesión a éste. El instrumento deberá ser firmado por el jefe de Estado, el jefe de Gobierno o el ministro de Relaciones Exteriores..
Tercer Paso. Determinar o iniciar procesos que culminen en el aval de la ratificación o adhesión:
Se establece contacto con la oficina/administración de la máxima autoridad nacional potestada para decidir la ratificación/adhesión con vistas a determinar los pasos apropiados que culminarían en el aval de la ratificación o adhesión. Suponiendo que exista la voluntad política de proseguir, la máxima autoridad nacional indicará cuáles serían los documentos y los procesos de adopción de decisiones necesarios que tendrían que concluirse antes de poder firmar y depositar el instrumento.
Además de obtener las aprobaciones necesarias de la administración del jefe de Estado o de Gobierno, o en debate parlamentario, esos procesos podrían comprender la promulgación de leyes, un examen jurídico o la evaluación a diferentes instancias estatales.
Cuarto Paso. Determinar si es necesario presentar declaraciones:
Como parte del proceso de adopción de decisiones antes mencionado, el Gobierno tendrá que determinar si es necesario presentar declaraciones junto con el instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión.
Quinto Paso. Elaborar y firmar los instrumentos:
Tras la conclusión de los procedimientos legislativos internos, si procede, para la aprobación del Convenio, la oficina gubernamental competente elaborará el instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión y cualquier otro tipo de instrumento de declaración. En la práctica de muchos países esta responsabilidad recae en el Ministerio de Relaciones Exteriores. Posteriormente la autoridad potestada para ello firmará los instrumentos.
Sexto Paso. Entregar el instrumento al depositario:
El instrumento de ratificación, aceptación o aprobación del Convenio, o adhesión a éste, entra en vigor solamente cuando se entrega ante el Secretario General de las Naciones Unidas en la sede de las Naciones Unidas en Nueva York. Ello se realiza habitualmente por conducto de la Misión Permanente del Estado de que se trate ante las Naciones Unidas en Nueva York. Normalmente la fecha de depósito registrada es la fecha en que se recibe el instrumento en la sede de las Naciones Unidas. Se aconseja a los Estados que entreguen los instrumentos directamente en la Sección de Tratados de las Naciones Unidas para garantizar que el acto se procese rápidamente (la información de contacto aparece en el documento “El Convenio de Rotterdam y los pasos hacia la ratificación”). No es necesario que la persona que entregue el instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión tenga plenos poderes. Los instrumentos pueden entregarse en persona y también se pueden enviar por vía postal o fax a la Sección de Tratados. Si un Estado envía inicialmente un instrumento por fax, tendrá que proporcionar también el documento original lo antes posible a la Sección de Tratados. También se recomienda, de ser posible, que los Estados tengan la amabilidad de proporcionar la traducción en inglés y/o francés de los instrumentos que hayan sido depositados en otros idiomas ante el Secretario General, para facilitar así la rápida tramitación de los actos pertinentes.