Lieu de la réunion
Siège de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Rome
Italie
Tel:(+39) 06 57051
Fax:(+39) 06 570 53152
Internet: http://www.fao.org/contact-us/en/
Calendrier de la réunion
La réunion sera ouverte à 09h30 mardi 3 octobre 2023. L'horaire de la réunion est disponible dans le document UNEP/FAO/RC/CRC.19/INF/2.
En outre, des réunions préparatoires informelles pour les Groupes de Travail intersession, auront lieu lundi 2 octobre 2023. Le calendrier des réunions préliminaires prévues est disponibles ici.
Documents de réunion
L’ordre du jour provisoire, ainsi que d’autres documents d’avant-session, y compris la note de scénario et le programme de travail provisoire, sont mis à disposition sur le site Internet des documents.
Langue de la réunion
Conformément à la décision RC-1/6 relative à la création du Comité d’étude des produits chimiques et en cohérence avec les dispositions habituelles, la réunion se déroulera en anglais uniquement.
Inscription
L'enregistrement pour la réunion débutera le lundi 2 octobre à 08h00.
Pour participer en tant qu'observateur, veuillez visiter la page relative à l’Information pour l'admission des observateurs.
Veuillez contacter Mme Stéphanie Cadet (stephanie.cadet@un.org) pour recevoir le formulaire d'inscription pour les observateurs et lui soumettre le formulaire rempli avant le 7 août 2023.
Documentation d'identification de sécurité
Les badges d'identification de sécurité sont remis aux participants à leur arrivée aux réunions, à la fin de la procédure d'enregistrement concerné (et de la procédure d'admission des observateurs, le cas échéant).
Les participants aux réunions peuvent retirer leur badge d'identification de sécurité aux bureaux d'inscription sur présentation de l'un des documents d'identification suivants émis par un gouvernement reconnu par les Nations Unies:
- Passeport national valable;
-
Carte valide d'identification avec photo, dans l'alphabet latin;
-
Carte valide de «résident» avec photo, dans l'alphabet latin
Afin de faciliter la procédure des badges, les participants sont également conseillés de disposer d'une copie de la lettre de confirmation transmise par le Secrétariat.
Renseignements sur les installations de la FAO et les transports
Des renseignements sur les installations de la FAO et les transports sont disponibles dans la brochure «informations pour les participants» (en anglais).
Directives concernant les règles de conduite à respecter par les participants à la réunion
L’attention des participants à la réunion est attirée sur les directives suivantes qui ont été élaborées concernant les règles de conduite :
- Directives sur l’utilisation d’appareils photos et d’appareils d’enregistrement audio/vidéo par les participants aux réunions des conférences des Parties aux conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm (BRS) et de leurs organes subsidiaires
- Directives pour la participation des représentants des observateurs aux réunions des conférences des Parties aux Conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm (BRS) et de leurs organes subsidiaires
- Directives sur la prévention et le traitement de tous formes de harcèlement aux réunions des conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm
Manifestations parallèles
Les demandes pour des manifestations parallèles doivent être envoyées au Secrétariat avant le 23 août 2023 par courriel à:
Mme Kei Ohno Woodall
Courriel: kei.ohno@un.org
Si le nombre de demandes dépasse les créneaux disponibles, les organisateurs peuvent être invités à combiner leurs événements ou à organiser des sessions parallèles..
Briefings préparatoires
Un certain nombre de briefings en ligne seront organisés avant la réunion dont le programme sera disponible sur le site web de la réunion. Ces briefings donneront une vue d’ensemble des questions qui seront examinées à la réunion et se tiendront sur la plateforme Webex. Ils sont ouverts à tous les participants à la réunion, ainsi qu’aux Parties à la Convention de Rotterdam, observateurs et aux parties prenantes.
Réunion sans papier
Une réunion sans papier permet de réduire considérablement les coûts et provoque une empreinte carbone inférieure à une réunion traditionnelle. Elle permet également aux participants d’avoir accès aux documents de séance et elle facilite la distribution plus rapide des documents dans la salle de conférence.
Tous les documents seront disponibles sur internet ou sur demande par courriel uniquement. Les documents imprimés ne seront pas disponibles lors de la réunion.
Les participants sont priés de respecter les exigences décrites ci-dessous:
- Pour accéder aux documents de réunion chaque participant doit disposer d'un ordinateur portable doté des applications de base (Word, Excel, PDF Reader, un logiciel antivirus mis à jour).
- Les ordinateurs portables doivent être exempts de virus et pré-contrôlés avant de leur arrivée sur les lieux de la réunion. L’absence de virus est essentielle pour le succès de la réunion sans papier.
- Les ordinateurs portables doivent être configurés pour les connexions Wi-Fi standard.
- Les participants doivent se munir des clés USB exemptes de virus pour permettre le transfert de documents, si nécessaire.
- Il est important que chaque participant fournisse une adresse électronique valide lors de la confirmation de participation à la réunion. Les participants doivent s'assurer que leur service de courrier électronique leur permettra de recevoir des e-mails contenant des documents de réunion en pièces jointes.
Visas
Il est de la responsabilité de chaque participant d’obtenir le visa d'entrée requis pour l'Italie.
Assurance
Il est fortement recommandé aux participants de souscrire un contrat international d’assurance médicale, d’accident et d’assurance de voyage. Les Nations Unies ne couvre pas l’assurance vie ou médicale pour les participants. Par conséquent, il est de la responsabilité de tous les participants de s'assurer qu'ils obtiennent une assurance adéquate avant leur voyage à Rome.