Lieu de la réunion
Siège de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Rome
Italie
Tel:(+39) 06 57051
Fax:(+39) 06 570 53152
Internet: http://www.fao.org/contact-us/en/
Calendrier de la réunion
La réunion sera ouverte à 09h30 lundi 19 septembre 2022. L'horaire de la réunion sera disponible dans le document UNEP/FAO/RC/CRC.18/INF/2.
En outre, des réunions préparatoires informelles pour les Groupes de Travail intersession, auront lieu dimanche 18 septembre 2022. Le calendrier des réunions préliminaires prévues sont disponibles ici.
Documents de réunion
L’ordre du jour provisoire, ainsi que d’autres documents d’avant-session, y compris la note de scénario et le programme de travail provisoire, sont mis à disposition sur le site Internet des documents.
Langue de la réunion
Conformément à la décision RC-1/6 relative à la création du Comité d’étude des produits chimiques et en cohérence avec les dispositions habituelles, la réunion se déroulera en anglais uniquement.
Inscription
L'enregistrement pour la réunion débutera le dimanche 18 septembre à 08h00.
Pour participer en tant qu'observateur, veuillez visiter la page relative à l’Information pour l'admission des observateurs.
Veuillez contacter Mme Stéphanie Cadet (stephanie.cadet@brsmeas.org) pour recevoir le formulaire d'inscription pour les observateurs et lui soumettre le formulaire rempli avant le 8 août 2022.
Documentation d'identification de sécurité
Les badges d'identification de sécurité sont remis aux participants à leur arrivée aux réunions, à la fin de la procédure d'enregistrement concerné (et de la procédure d'admission des observateurs, le cas échéant).
Les participants aux réunions peuvent retirer leur badge d'identification de sécurité aux bureaux d'inscription sur présentation de l'un des documents d'identification suivants émis par un gouvernement reconnu par les Nations Unies:
- Passeport national valable;
- Carte valide d'identification avec photo, dans l'alphabet latin;
- Carte valide de «résident» avec photo, dans l'alphabet latin; ou
- Permis de conduire valide de l'image, dans l'alphabet latin.
Afin de faciliter la procédure des badges, les participants sont également conseillés de disposer d'une copie de la lettre de confirmation transmise par le Secrétariat.
Renseignements sur les installations de la FAO et les transports
Des renseignements sur les installations de la FAO et les transports sont disponibles dans la brochure «informations pour les participants» (en anglais).
Règles spécifiques COVID-19 pour entrer en Italie
En raison de la situation actuelle de la pandémie de COVID-19 en Italie et dans le monde, nous souhaitons souligner les informations suivantes pour votre voyage en Italie.
Les restrictions de voyage mises en place pour faire face à la propagation de la pandémie de COVID-19 sont susceptibles de changer. Nous recommandons aux participants désignés pour assister aux réunions de consulter les sites Web suivants pour vérifier quelles conditions s'appliquent à leur entrée en Italie :
Il est de la responsabilité de chaque participant de se familiariser avec les restrictions de voyage dans le pays d'origine, y compris pour le transit et l’entrée à répétition.
Des mesures de précaution et d'hygiène seront mises en place sur le lieu de la réunion, conformément aux exigences de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture et du Gouvernement italien. De plus amples informations seront fournies aux participants inscrits.
Participation en ligne à la réunion
Le 20 juillet 2022, le Bureau du Comité d'étude des produits chimiques s'est réuni pour examiner les modalités de participation en ligne à la réunion du CEPC-18, suite à la demande d'un membre d'assister à la réunion en ligne.
Le Bureau a décidé que la participation en ligne au CEPC-18 suivrait les mêmes critères que ceux appliqués pour le segment en présentiel des réunions de 2022 des conférences des Parties aux conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm. Cela signifierait que la participation en ligne serait autorisée, sur demande auprès du Secrétariat, dans les cas suivants :
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Pour les membres :
- Les membres inscrits qui font face à des restrictions liées à la COVID-19 qui les empêchent d'assister à l'assemblée en présentiel
- Les membres inscrits qui sont testés positifs à la COVID-19 au départ, à l'arrivée ou pendant la réunion et sont ainsi empêchés d'entrer dans le lieu de la réunion.
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Pour les observateurs :
- Les participants observateurs inscrits qui sont confrontés à des restrictions liées à la COVID-19, lesquelles empêchent tout représentant de cette délégation d'assister en présentiel à la réunion ;
- Un représentant observateur enregistré dont le test COVID-19 est positif au départ, à l'arrivée ou pendant la réunion, est ainsi empêché d'entrer dans le lieu, étant le seul représentant de cette délégation présent à la réunion
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En outre, le Bureau a convenu que les autres participants inscrits à la réunion pourraient recevoir, sur demande auprès du Secrétariat, un accès en ligne à la réunion leur permettant de suivre la réunion sans droit d'intervenir. Ces derniers ne seraient pas non plus inclus dans la liste des participants à la réunion.
La réunion sera une réunion en présentiel, avec une participation en ligne uniquement dans les circonstances exceptionnelles convenues par le Bureau, et se déroulera pendant les heures de travail à Rome, Italie (UTC+2), y compris les sessions de la plénière et du groupe de contact et de rédaction du soir.
Manifestations parallèles
Les demandes pour des manifestations parallèles doivent être envoyées au Secrétariat avant le 12 août 2022 par courriel à:
Mme Kei Ohno Woodall
Courriel: kei.ohno-woodall@un.org
Comme le nombre de places disponibles pour les manifestations parallèles est limité, elles seront attribuées sur une base premier arrivé, premier servi.
Briefings préparatoires
Un certain nombre de briefings en ligne seront organisés avant la réunion dont le programme sera disponible sur le site web de la réunion. Ces briefings donneront une vue d’ensemble des questions qui seront examinées à la réunion et se tiendront également sur la plateforme Webex. Ils sont ouverts à tous les participants à la réunion, ainsi qu’aux Parties à la Convention de Rotterdam, observateurs et aux parties prenantes.
Réunion sans papier
Une réunion sans papier permet de réduire considérablement les coûts et provoque une empreinte carbone inférieure à une réunion traditionnelle. Elle permet également aux participants d’avoir accès aux documents de séance et elle facilite la distribution plus rapide des documents dans la salle de conférence.
Tous les documents seront disponibles sur internet ou sur demande par courriel uniquement. Les documents imprimés ne seront pas disponibles lors de la réunion.
Les participants sont priés de respecter les exigences décrites ci-dessous:
- Pour accéder aux documents de réunion chaque participant doit disposer d'un ordinateur portable doté des applications de base (Word, Excel, PDF Reader, un logiciel antivirus mis à jour).
- Les ordinateurs portables doivent être exempts de virus et pré-contrôlés avant de leur arrivée sur les lieux de la réunion. L’absence de virus est essentielle pour le succès de la réunion sans papier.
- Les ordinateurs portables doivent être configurés pour les connexions Wi-Fi standard.
- Les participants doivent se munir des clés USB exemptes de virus pour permettre le transfert de documents, si nécessaire.
- Il est important que chaque participant fournisse une adresse électronique valide lors de la confirmation de participation à la réunion. Les participants doivent s'assurer que leur service de courrier électronique leur permettra de recevoir des e-mails contenant des documents de réunion en pièces jointes.
Visas
Il est de la responsabilité de chaque participant d’obtenir le visa d'entrée requis pour l'Italie.
Assurance
Il est fortement recommandé aux participants de souscrire un contrat international d’assurance médicale, d’accident et d’assurance de voyage. Les Nations Unies ne couvre pas l’assurance vie ou médicale pour les participants. Par conséquent, il est de la responsabilité de tous les participants de s'assurer qu'ils obtiennent une assurance adéquate avant leur voyage à Rome.