Formato y fechas de la reunión
Debido a la pandemia de la enfermedad del coronavirus (COVID-19), la 16ª reunión del Comité de Examen de Productos Químicos (CEPQ-16) se celebrará, como medida excepcional, por medios electrónicos del 8 al 11 de septiembre de 2020. Toda la reunión, incluidas las sesiones plenarias y las reuniones grupales, se realizarán en línea. A fin de que todos los miembros y observadores puedan participar plena y eficazmente en la reunión, se invitará por correo electrónico a formular observaciones dentro de los plazos que deberá especificar la Presidenta si resulta evidente que los participantes están experimentando problemas de conectividad durante la reunión en línea.
Calendario de la reunión
La reunión du CEPQ-16 se inaugurará el martes 8 de septiembre de 2020, a la 1 p. m. (HUC+2) durante la sesión en línea. Las sesiones plenarias tendrán lugar en línea todos los días del 8 al 11 de septiembre de 2020 de 1 p. m. a 4 p. m. (HUC+2). De ser posible, los grupos de contacto/de redacción se reunirán en el mismo horario de 1 p. m. a 4 p. m. (HUC+2).
El calendario provisional del CEPQ-16 (UNEP/FAO/RC/CRC.16/INF/2), tal como fue convenido por la Mesa, está disponible.
El lunes 7 de septiembre de 2020 se realizará en línea, de 1 p. m. a 2:30 p. m. (HUC+2), una reunión previa del grupo de trabajo entre períodos de sesiones sobre el ácido perfluorooctanoico (PFOA), sus sales y compuestos relacionados con el PFOA. En el sitio web del grupo de trabajo podrá obtenerse información adicional sobre la reunión previa.
Documentos de la reunión
El programa provisional y otros documentos previos a la reunión, incluyendo la nota sobre el posible esquema de la reunión y el calendario provisional de trabajo, están disponibles en el sitio web de los documentos.
Idioma de la reunión
En virtud de la decisión RC-1/6 sobre el establecimiento del Comité de Examen de Productos Químicos y de conformidad con los arreglos habituales, la reunión se realizará solamente en inglés.
Detalles técnicos de la reunión
Antes de la reunión se enviará por correo electrónico a los participantes registrados la ubicación del sitio de intranet, el cual estará protegido por contraseña y será accesible a todos los participantes durante la reunión, así como el nombre de usuario y la contraseña para poder acceder a este.
Se alienta a los participantes a que utilicen una dirección de correo electrónico única para la reunión, a la cual tengan acceso exclusivo para garantizar que puedan ser identificados, y que la comuniquen a la Secretaría si aún no lo han hecho. La Secretaría se pondrá en contacto con todos los participantes que no hayan indicado una dirección única de correo electrónico al momento de inscribirse para la reunión, a fin de solicitar aclaraciones.
Tenga en cuenta que la página de intranet se activará unos días antes de la reunión. Hasta entonces, toda la información pertinente sobre la reunión se publicará en el sitio web de la reunión en: www.pic.int/crc16. Según prácticas anteriores, este sitio de intranet contendrá documentos previos al período de sesiones, documentos de las sesiones (documentos de sala de conferencia), el proyecto de informe de la reunión, la documentación presentada por los miembros y observadores, información sobre el programa diario, etc.
Las sesiones en línea se realizarán por WebEx. Todos los participantes inscritos recibirán un correo electrónico con el enlace para conectarse a las sesiones en línea. Las instrucciones y la orientación sobre cómo participar en las sesiones de WebEx están disponibles en la Guía del Usuario.
Los participantes inscritos han recibido una invitación por correo electrónico para participar en sesiones de prueba antes de la reunión a fin de garantizar que están técnicamente listos para conectarse al sistema WebEx. Es muy recomendable que participe al menos en una de las sesiones de prueba para cerciorarse de que sus dispositivos de audio funcionan correctamente y que puede participar exitosamente en la reunión.
Tenga en cuenta que la Presidenta procederá sin demora a la inauguración de la reunión el martes 8 de septiembre de 2020, a la 1 p. m. (HUC+2). Se le invita a conectarse en línea 30 minutos antes del inicio de la reunión para verificar una vez más que el sistema de audio está funcionando bien.
Se invita a los participantes a tomar nota de las importantes direcciones de correo electrónico y números de teléfono siguientes:
- Si tiene preguntas sobre aspectos técnicos para conectarse al sitio de intranet o a las sesiones en línea, si tiene cualquier problema técnico o necesita asistencia técnica: webmaster@brsmeas.org y tel. +41 22 917 8229 ó +41 79 203 7614
- Si tiene problemas de conectividad durante la sesión en línea que le impiden participar en la discusión sobre un asunto específico y desea pedir a la Presidenta que le permita formular observaciones por correo electrónico sobre un tema en particular: webmaster@brsmeas.org.
- Si desea presentar un documento de sala de conferencia (únicamente para miembros): crp@brsmeas.org.
Directrices sobre las normas de conducta para los participantes en la reunión
Se señala a la atención de los participantes en la reunión las siguientes directrices que se han elaborado sobre las normas de conducta:
- Directrices sobre el uso de cámaras y dispositivos de grabación de audio/vídeo para los participantes en las reuniones de las conferencias de las Partes en los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam y sus órganos subsidiarios
- Directrices sobre la participación de los representantes de observadores en las reuniones de las conferencias de las Partes en los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam y sus órganos subsidiarios
- Directrices sobre la prevención y lucha contra todas las formas de acoso en las reuniones de los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam
Sesiones informativas preparatorias
Se están organizando varias sesiones informativas en línea antes de la reunión, cuyo calendario se podrá consultar en el sitio web de la reunión. Estas sesiones informativas proporcionarán una visión general sobre las cuestiones que se abordarán en la reunión, y también tendrán lugar en la plataforma WebEx. Estas sesiones informativas están abiertas a todos los participantes en la reunión, así como a las Partes en el Convenio de Rotterdam, a observadores e interesados directos en general.